Documentazione tecnica: le tre principali categorie

Categorie e vantaggi della documentazione tecnica

Nel vasto panorama della documentazione tecnica non sempre è facile comprendere a quale tipo di materiale si faccia riferimento. In generale possiamo suddividerla in tre categorie:

• Manuali

Il termine “manuale” in greco “enchiridion” (ἐνχειρίδιον), indica un oggetto da tenere a portata di mano. È il principale strumento attraverso il quale si comunica al pubblico un determinato prodotto e, cosa ancor più importante, il suo funzionamento.

Cosa comprende la manualistica tecnica?

La manualistica tecnica comprende tutto ciò che riguarda la redazione dei contenuti e la realizzazione complessiva di diversi tipi di manuali, conformi alle direttive europee in vigore:

• il manuale d’uso e manutenzione è parte integrante della macchina e fornisce le istruzioni necessarie per il lavoro in sicurezza;
• il manuale d’officina documenta il processo di assemblaggio di componenti e parti di macchinari. Raccoglie, nel dettaglio, le informazioni necessarie per l’installazione.
• Cataloghi

“Catalogo”, invece, deriva dal greco “catàlogos” (κατάλογος) ovvero “elenco, lista”; va da sè che sia ordinato e sistematico e che comprenda più oggetti della stessa specie, con le indicazioni atte a individuarli e prezzarli:

• i cataloghi parti di ricambio complementano contenuti e immagini per una comunicazione precisa e completa. Permettono di comunicare in modo chiaro ed esauriente tutte le informazioni e le istruzioni di carattere tecnico/commerciale per la fase post-vendita, per la sostituzione e per il montaggio di parti di ricambio. Funge da strumento di “assistenza” al cliente;
• i cataloghi parti di ricambio interattivi offrono, ancor più, un valido supporto all’utente nelle varie fasi di consultazione grazie all’interattività dei contenuti.
• Schemi di montaggio

Si tratta delle sequenze illustrative che mostrano, passo dopo passo, le connessioni e l’assemblaggio delle componenti delle parti di ricambio, rispettando le loro posizioni reciproche.

Se vuoi approfondire questi temi, puoi consultare il sito di http://www.uni.com.

Quali sono i vantaggi di una documentazione tecnica realizzata con cura?

Se ti è capitato almeno una volta di leggere un libretto di istruzioni e di non riuscire a comprenderne il contenuto, allora hai capito quanto sia importante la chiarezza, sperimentando di persona il contrario.

Per comunicare comprensibilmente un prodotto a chi ancora non lo conosce ci si deve servire di parole accompagnate da immagini…anzi, direi il contrario: immagini accompagnate da parole. Quando si ha possibilità di scegliere tra più marche dello stesso prodotto, è prevedibile che venga scelta quella che, in qualche modo, risponde ai bisogni di praticità e velocità di montaggio. Non compreremo mai qualcosa che già sappiamo ci metterà in difficoltà. In definitiva, uno dei vantaggi è favorire le trattative commerciali. Questo discorso si accentua nel caso di tecnologie da esportare, per le quali l’efficacia comunicativa della documentazione tecnica può risultare decisiva.

La fase post vendita

La fase post-vendita può essere molto delicata per un’azienda produttrice di macchine. Spesso i centralini dei fornitori sono bombardati da telefonate di clienti che chiedono spiegazioni riguardo operazioni basilari. Perché? Per il semplice motivo che una documentazione tecnica non troppo curata può peccare di eccessiva sintesi: la descrizione di un’operazione, seppur semplice, può rivelarsi necessaria e risolutiva. L’uso di termini tecnici e di contenuti strutturati agevolano, dunque, l’assistenza, risolvendo problemi sia al produttore che al cliente. Il secondo vantaggio, dunque, risiede nel soddisfare il cliente.

Perché comprare un prodotto con la giusta documentazione?

Comprare un prodotto con una buona documentazione allegata significa anche tutelarsi dai rischi. Al telegiornale numerose sono le notizie di bambini rimasti feriti da mobili caduti o di donne infortunate mentre frullavano le verdure. Il vantaggio di una documentazione conforme alle norme attuali e agli standard richiesti dalla Comunità Europea sulla sicurezza è la prevenzione dei rischi connessi alla responsabilità del produttore.